Como empleador, ¡queremos que usted tenga los recursos para comunicarse y educar a sus empleados sobre su experiencia en ICHRA!
La adaptabilidad es un valor fundamental en BenefitBay. Como empleador, sabemos que es importante que usted cuente con todos los recursos necesarios para garantizar que la implementación del Acuerdo de reembolso de gastos médicos de cobertura individual (ICHRA) de su empresa para la cobertura médica sea exitosa.
Con ese fin, le proporcionamos a su equipo comunicaciones que ayudarán a educar a los empleados de su empresa sobre la próxima inscripción en ICHRA.
Anuncio de inscripción abierta
¿A quién debe enviar el correo electrónico? A todos los empleados que cumplan los requisitos para participar en la próxima inscripción abierta.
¿Cuándo se envía el correo electrónico? Para fines de cumplimiento, el correo electrónico debe enviarse al menos 90 días antes del inicio de la inscripción de renovación (aproximadamente la primera semana de septiembre).
¿Cuál es el contexto del correo electrónico?
" Asunto: Importante: Información de renovación del plan médico para la inscripción abierta
Equipo,
Nuevamente ofreceremos un período de inscripción abierta para que cada uno de ustedes seleccione sus beneficios para 2025. Este año, continuaremos ofreciéndoles una contribución a la ICHRA a través de BenefitBay para que puedan personalizar su seguro médico. Para obtener más información sobre BenefitBay, haga clic aquí.
A medida que nos acercamos a la inscripción abierta, revise esta información importante.
Si actualmente NO está aprovechando la contribución de ICHRA de nuestra empresa para adquirir cobertura médica, la inscripción abierta es su oportunidad de hacerlo. Si NO elige la cobertura durante esta inscripción abierta, no será elegible para inscribirse nuevamente hasta fines del próximo año o hasta que tenga un evento de vida que lo califique.
Si actualmente tiene una cobertura activa, debe tomar las siguientes medidas durante la inscripción abierta de este año. Para renovar su plan actual, cambiar de proveedor/plan o cancelar su cobertura, todas las opciones requerirán que inicie sesión en BenefitBay y complete el proceso de inscripción. Además, revise su bandeja de entrada de correo electrónico y su correo postal para obtener los detalles de renovación del plan médico de su proveedor de seguro médico actual. Esta información importante lo ayudará a tomar decisiones informadas sobre sus beneficios para el próximo año.
Esto es lo que debes hacer:
-
Revise cuidadosamente: verifique si hay cambios en la cobertura, los costos o los proveedores.
-
Evalúe sus necesidades: considere sus necesidades de atención médica y cualquier cambio en su situación familiar.
- Manténgase informado: busque fechas de inscripción abierta y recursos para ayudarlo durante el proceso.
Se adjunta un documento titulado “Aviso modelo de HRA de cobertura individual”. El propósito de este documento es notificarle sobre la cobertura de seguro médico individual. Se le proporcionará un documento personalizado durante su inscripción abierta.
Revise su correo electrónico para obtener información adicional sobre la renovación que se le enviará antes de la inscripción abierta. Estamos entusiasmados de continuar con nuestra oferta de ICHRA y nuestra asociación con BenefitBay. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con <Nombre> de Recursos Humanos.
Anexo: “Aviso modelo de HRA de cobertura individual”
Inscripción abierta a partir de dentro de cinco días
¿A quién debe enviar el correo electrónico? A todos los empleados que cumplan los requisitos para participar en la próxima inscripción abierta.
¿Cuándo se envía el correo electrónico? El correo electrónico debe enviarse cinco días antes del primer día de inscripción abierta.
¿Cuál es el contexto del correo electrónico?
" Asunto: Inscripción abierta: la cuenta regresiva ha comenzado
Equipo,
¡La inscripción abierta comenzará en cinco días! ¡Queremos ayudarlo a prepararse para el éxito! A medida que se acerca la renovación de la ICHRA, es posible que tenga preguntas sobre qué es la ICHRA y cómo funciona. Esto es lo que necesita saber:
-
Nuestras próximas fechas de inscripción abierta son <fechas del período de inscripción>. La inscripción debe completarse durante este período.
-
Le ofrecemos un aporte mensual que puede utilizar para el pago de la prima mensual de su seguro médico. Estos fondos estarán disponibles en la cuenta corriente prefinanciada (Cuenta ARC) que ya se ha establecido para usted. Si desea obtener más información sobre esta cuenta bancaria, haga clic aquí .
-
Ahora usted tiene el poder de elegir qué compañía de seguros y qué plan son mejores para usted y su familia. Si no está satisfecho con su plan actual o si las necesidades de su familia han cambiado, ahora es el momento de seleccionar un plan diferente.
-
¡Éste será SU plan personal y será de SU propiedad!
-
Cuando llegue el momento de comenzar, BenefitBay le enviará un correo electrónico para solicitarle que inicie sesión y comience su inscripción. Se le solicitará que verifique y actualice su información personal antes de pasar al área de compras para seleccionar un plan.
Si aún tiene preguntas sobre ICHRA, revise esta base de conocimientos con información proporcionada por BenefitBay. A medida que nos acerquemos al período de inscripción abierta, se proporcionará más información y herramientas.
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con <Nombre> de Recursos Humanos.
Inscripción abierta a partir de mañana
¿A quién debe enviar el correo electrónico? A todos los empleados que cumplan los requisitos para participar en la próxima inscripción abierta.
¿Cuándo se envía el correo electrónico? El correo electrónico debe enviarse el día anterior al inicio programado de la inscripción abierta.
¿Cuál es el contexto del correo electrónico?
" Asunto: ¡La inscripción abierta está CASI aquí!
Equipo,
¡La inscripción abierta comienza mañana! Aquí tienes algunos recordatorios de último momento para que los tengas en cuenta:
-
Mañana recibirás un correo electrónico de BenefitBay con las instrucciones para iniciar sesión. Una vez que hayas iniciado sesión, podrás comenzar a inscribirte en el seguro médico.
-
Si no recibe el correo electrónico, revise su carpeta de correo no deseado/spam.
-
- Si actualmente tiene seguro médico, deberá TOMAR MEDIDAS. Ya sea que desee renovar su plan, cambiar de plan o cancelar su cobertura, debe comenzar por iniciar sesión en BenefitBay y completar el proceso de inscripción.
- Mire este video rápido para obtener más información sobre el proceso de inscripción.
- Esta base de conocimientos le brindará instrucciones sobre cada paso de su proceso de inscripción.
Si necesita ayuda en cualquier momento durante la inscripción abierta, comuníquese con benefitbay utilizando el ícono de chat (ubicado en la esquina inferior derecha) o envíe un correo electrónico a support@benefitbay.com .
Después de que finalice la inscripción abierta
¿A quién debe enviar el correo electrónico? A todos los empleados que participaron en la inscripción abierta.
¿Cuándo se envía el correo electrónico? El correo electrónico debe enviarse una vez finalizado el período de inscripción abierta.
¿Cuál es el contexto del correo electrónico?
" Asunto: Inscripción abierta - ¡Felicitaciones, lo lograste!
Equipo,
¡Celebremos! ¡Una vez más hemos completado la inscripción abierta!
Un par de cosas rápidas a tener en cuenta durante el próximo año.
- Si necesita cambiar de cobertura o seleccionar una cobertura debido a un evento de vida calificado (QLE), comuníquese con nuestro Departamento de Recursos Humanos.
- Aquí hay un artículo con ejemplos de eventos de la vida que calificarían para un cambio en su cobertura.
- Recuerde que estas pólizas de seguro son individuales y de su propiedad personal. Si recibe algún correo, correo electrónico o llamadas telefónicas de su proveedor, comuníquese de inmediato con el equipo de soporte de BenefitBay (support@benefitbay.com). Si el equipo de BenefitBay se comunica con usted, comuníquese con ellos de inmediato para asegurarse de que su seguro no tenga interrupciones en la cobertura.
- Haga clic aquí para obtener más consejos sobre cómo administrar su póliza de seguro individual.
Nos enorgullece brindarle el poder de la elección personal a través de la oferta de ICHRA. Agradecemos su participación durante esta inscripción abierta.
Preguntas frecuentes
¿Qué valor tiene enviar toda esta información a los empleados de nuestra empresa?
Respuesta: En el pasado, cuando trabajé con grupos de empleadores, la respuesta más común fue que los empleados no estaban preparados. La mayoría de los empleados han pasado un año completo desde que pensaron en la ICHRA o en su cobertura médica. Estos correos electrónicos brindan recordatorios útiles y videos y artículos informativos para preparar a cada empleado para el éxito.
¿Qué pasa si nuestra empresa quiere enviar algunos de los correos electrónicos, pero no todos?
Respuesta: Como empleador, confiamos en que usted conoce mejor a sus empleados. Estos recursos los puede utilizar su empresa como crea conveniente. Si cree que no es necesario enviar un correo electrónico, no dude en omitirlo. Solo asegúrese de editar la próxima comunicación, si es necesario.
¿Qué pasa si quiero editar el contenido de los correos electrónicos?
Respuesta: Tiene la libertad de editar el contenido de estos correos electrónicos. Estas plantillas están disponibles para ayudarlo a preparar a sus empleados para la inscripción abierta. Entendemos que su empresa puede ofrecer otros beneficios además del seguro médico que deberán renovarse al mismo tiempo. Es posible que desee agregar información adicional al cuerpo de los correos electrónicos.
¿Me informarán de los cambios realizados en el contexto de los correos electrónicos?
Respuesta: No recibirás una notificación "formal" de los cambios realizados. Los cambios pueden ocurrir debido a cambios en nuestra plataforma o procesos en cualquier momento. Sin embargo, puedes consultar este artículo para obtener actualizaciones.
¿Puede BenefitBay enviar correos electrónicos a los empleados en lugar de a nuestro equipo de Recursos Humanos?
Respuesta: Siempre agradecemos sus comentarios sobre futuras mejoras. Sin embargo, esta opción no está disponible actualmente debido a limitaciones del sistema.